1. Rekisterinpitäjä
Lapin ammattikorkeakoulu Oy
Jokiväylä 11 C
96300 Rovaniemi
2. Rekisterinpitäjän edustaja
Hallintojohtaja Ari Konu,
puh. +358 (0)40 7352 007
ari.konu@lapinamk.fi
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt
Projektipäällikkö Saila-Inkeri Puukko,
Kauppakatu 58,
95400 Tornio,
puh. +358 (0)40 7528573
saila.puukko@lapinamk.fi
4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava Pirjo Kärki-Koskinen,
Jokiväylä 11 C,
96300 Rovaniemi,
puh. 040 510 0365,
tietosuoja@lapinamk.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Our Stories (Interreg Nord) hankkeen tiedotus- ja viestintätarkoituksissa, kuten hankkeen tulevista tapahtumista ja tuloksista tiedottamiseen.
Lisäksi hankkeen hallinnoija (Lapin amk) pitää yllä rekisteriä hankkeeseen osallistuneista henkilöistä hankkeen tilastointi- ja raportointitarkoituksessa rahoittajan edellyttämällä tavalla.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 tai 9 artiklaan (vähintään yksi peruste).
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohdat a – f:
- rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
säädökset: Ammattikorkeakoulukoululaki 2014.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 9 (erityiset henkilötietoryhmät), alakohdat a – j:
- yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi
7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat
Our Stories hankkeen rekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa, yrityksen nimi ja kotisivut sekä tieto siitä onko henkilö alle 24 vuotias (kyllä/ei). Rekisteri ei sisällä henkilötunnuksia.
Rekisteriä pidetään yllä hankkeen toteutuksen ajan, eli 30.6.2019 saakka. Tämän jälkeen voidaan tarpeen mukaan lähettää tietoa mahdollisista tarinankerronnan teemaan liittyvistä jatkohankkeista.
Osallistujalistojen osalta hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat tulee dokumentoida ja säilyttää hankeorganisaatiossa 31.12.2032. Mikäli Suomen lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, säädetään tätä pidemmästä ajasta, sitä tulee noudattaa.
8. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
Sähköinen ilmoittaumislomake (esim. Google Forms/Webropol), Excel.
9. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko rekisteröidyllä velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot? Seuraukset siitä, jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja.
Tiedot saadaan olemassa olevasta hankkeen yhteystietorekisteristä.
Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:
- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus
10. Evästeiden käyttö
Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä:
- Ei
11. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Tietoja ei luovuteta muuhun käyttötarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.
12. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet
Ei siirretä
13. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Käyttöoikeus rekisteriin ja sähköisiin ilmoittautumislomakkeisiin on vain hankkeen hallinnoijalla (Lapin AMK) ja hankekumppaneilla (Ihana AS!, Sverigefinska folkhögskolan, JORD Ek. För., Studio E-city Ky.).
Ilmoittautumistietoja ei säilytetä̈ sähköisessä lomakkeessa, vaan ne poistetaan sieltä̈ ilmoittautumisen jälkeen. Tiedot siirretään manuaalisesti sähköiseltä ilmoittautumislomakkeelta Excel-muotoiseen rekisteriin projektipäällikön toimesta hänen tietokoneelleen. Ilmoittautumislomakkeelle kirjautuminen vaatii hankehenkilökunnalta/kumppaneilta henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.
14. Automatisoitu päätöksenteko
Ei tehdä automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointeja.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU-tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan:
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää tietojensa oikaisemista
- vaatia tietojensa poistamista
- vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Oikeuksien käyttämiseksi rekisteröity voi toimittaa sitä koskevan pyynnön ammattikorkeakoulun verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä ammattikorkeakoulun tietosuojavastaavaan.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava, yhteystiedot ilmoituksen kohdassa 4.